AOFAX傳真服務(wù)器軟件與文檔解決方案完美地演繹了傳真業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化。使用該解決方案的銷售與采購(gòu)業(yè)務(wù)部門能快速地把傳真業(yè)務(wù)的管理集成到現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程中，實(shí)現(xiàn)銷售與采購(gòu)訂單管理的完美閉環(huán)，自動(dòng)化傳真訂單的生成與交換，從而優(yōu)化傳真業(yè)務(wù)流程，用戶將得以擺脫耗時(shí)的傳統(tǒng)傳真操作，提高效率，精益管理。

訂單文檔傳真更輕松

采購(gòu)主管M先生每天都需要處理大量的采購(gòu)訂單。今天早上，他在查看業(yè)務(wù)系統(tǒng)時(shí)，發(fā)現(xiàn)有一家供應(yīng)商的訂單需要在近期完成，于是通知了采購(gòu)員小A著手處理，該任務(wù)需要先制定訂單并簽署，然后發(fā)傳真給供應(yīng)商進(jìn)行簽署確認(rèn)。小A查看了業(yè)務(wù)系統(tǒng)中這家供應(yīng)商的產(chǎn)品信息，在完成了訂單的編輯后，將其提交內(nèi)部審批。在該訂單通過(guò)審批后，小A進(jìn)入業(yè)務(wù)處理界面選中該訂單，然后點(diǎn)擊“發(fā)送傳真”按鈕，業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的訂單信息將會(huì)傳遞到AOFAX傳真服務(wù)器中，同時(shí)這些數(shù)據(jù)將與相應(yīng)的模板合并，形成訂單傳真文檔，并在需要簽章的位置系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行蓋章，在接下來(lái)的幾分鐘內(nèi)傳真服務(wù)器以傳真的方式，把這份訂單文檔發(fā)送到相應(yīng)供應(yīng)商處。此時(shí)，小A的系統(tǒng)彈出一個(gè)消息框，通知其訂單已經(jīng)成功傳真至目標(biāo)收件人。

傳真數(shù)據(jù)自動(dòng)抓取至業(yè)務(wù)系統(tǒng)

此時(shí)，供應(yīng)商業(yè)務(wù)員小B的計(jì)算機(jī)桌面彈出窗口通知其有新傳真件。小B打開(kāi)AOFAX傳真管理系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)新傳真件是小A發(fā)來(lái)的訂單。隨后小B點(diǎn)擊并打開(kāi)訂單，選擇“數(shù)據(jù)提取”功能，進(jìn)入了數(shù)據(jù)提取界面，自動(dòng)提取出來(lái)的訂單數(shù)據(jù)信息顯示在傳真文檔界面中。小B核對(duì)了提取的數(shù)據(jù)與原傳真件中的數(shù)據(jù)，確認(rèn)這兩者一致后，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)提交”按鈕，通過(guò)AOFAX傳真服務(wù)器，訂單數(shù)據(jù)即被傳遞至業(yè)務(wù)系統(tǒng)，進(jìn)入審批流程。

隨后小B繼續(xù)做其他工作，直到業(yè)務(wù)系統(tǒng)提示他的訂單已通過(guò)審核，數(shù)據(jù)正確，小B立即在業(yè)務(wù)系統(tǒng)選中該訂單傳真文檔，然后點(diǎn)擊“發(fā)送傳真”按鈕，該傳真文檔隨即傳遞到AOFAX傳真服務(wù)器中，并在需要簽章的位置系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行蓋章，然后傳真服務(wù)器以傳真的方式，把該訂單文檔發(fā)送回采購(gòu)商小A處。此時(shí)，小B的系統(tǒng)彈出一個(gè)消息框，通知其訂單已經(jīng)成功傳真至目標(biāo)收件人。

傳真智能路由至本人

小A公司的AOFAX傳真服務(wù)器接收到回傳的訂單后，自動(dòng)對(duì)文檔進(jìn)行識(shí)別，并按所識(shí)別的文檔信息與收件人進(jìn)行匹配，確定了文檔的收件人是采購(gòu)部的采購(gòu)員小A，AOFAX傳真系統(tǒng)把該訂單分發(fā)并路由到小A的郵箱。

此時(shí)，小A正在電話中，計(jì)算機(jī)桌面彈出一個(gè)消息框，通知其供應(yīng)商小B的訂單已經(jīng)已回傳，請(qǐng)點(diǎn)擊查看“回傳傳真件”。小A點(diǎn)擊打開(kāi)“回傳傳真件”，傳真件即展現(xiàn)在“傳真視圖”窗格，隨后小A查看了小B發(fā)送回來(lái)的訂單情況，該訂單已簽章，并且訂單數(shù)據(jù)與原系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致。

基于角色和權(quán)限的檢索

在一天即將結(jié)束之時(shí)，小A的主管M先生想起訂單的事情，他在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中輸入了該供應(yīng)商的名字進(jìn)行檢索，看到這家供應(yīng)商的訂單狀態(tài)為“已完成”，點(diǎn)擊訂單項(xiàng)目打開(kāi)訂單管理窗口，訂單的數(shù)據(jù)信息與經(jīng)雙方簽章確認(rèn)的傳真訂單文檔都展示在該界面中。M先生在極短時(shí)間內(nèi)就掌握了該訂單的情況。

采購(gòu)商與供應(yīng)商之間的傳真訂單往來(lái)，通過(guò)AOFAX傳真服務(wù)器系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的整合，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中訂單數(shù)據(jù)到傳真服務(wù)器的傳遞，生成訂單傳真文檔并自動(dòng)簽章進(jìn)行發(fā)送，對(duì)收到的傳真文檔信息進(jìn)行提取，并轉(zhuǎn)換成目標(biāo)數(shù)據(jù)整合到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，同時(shí)為用戶提供實(shí)時(shí)通告，方便及時(shí)了解傳真發(fā)送狀態(tài)，從而減少大量的人工操作，有效提高業(yè)務(wù)處理效率，降低合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)。